Microsoft Office Basic 2007

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La ambiciosa reconstrucción desde cero de Microsoft Office Standard 2007 presenta interfaces drásticamente diferentes y nuevos formatos de archivo. El nuevo Office se parece tanto a sus predecesores que es probable que provoque intensas respuestas de amor y odio por parte de los usuarios. Esta actualización no es para todos: si tiene paciencia, está ansioso por probar las herramientas más recientes y está dispuesto a volver a aprender la mayor parte de lo que ya sabe sobre Office, entonces puede disfrutar el desafío de Microsoft Office 2007. Word, Excel y PowerPoint 2007 puede producir documentos y presentaciones más pulidos, y las nuevas capacidades de programación de Outlook lo convierten en un centro de comunicaciones más práctico. Los profesionales que deseen impresionar a sus clientes y compañeros de trabajo con atractivos informes, gráficos y presentaciones de diapositivas encontrarán que esta es una actualización que vale la pena. Es posible que a los usuarios primerizos de Office les resulte más fácil orientarse que a los usuarios veteranos.

Sin embargo, si solo usa una pequeña fracción de lo que ofrece Office o siente que dominar Office 2003 fue lo suficientemente doloroso, es posible que desee dejar Office 2007 en el estante o probarlo gratis durante dos meses primero. Imaginamos que los usuarios avanzados que han dominado los rincones y grietas de las versiones anteriores maldecirán la empinada curva de aprendizaje. Pero tenga cuidado: la nueva era de Office afecta incluso a aquellos que no actualizan, y se necesita una herramienta de conversión para permitir que las versiones anteriores de Office abran los archivos Open XML predeterminados de Office 2007.

Office 2007 ofrece características complejas que aún no puede encontrar en ningún otro lugar. Sin embargo, también se queda corto en áreas clave. La integración entre las aplicaciones no es tan completa como esperábamos, y no hay una forma de colaborar con otros en una edición con un solo clic sin comprar la herramienta de colaboración en línea Groove de Microsoft o trabajar dentro de una configuración de servidor. La llegada de Office 2007 se produce cuando un número cada vez mayor de herramientas de la competencia son más sencillas, cuestan menos (si no son gratuitas) y manejan las mismas funciones principales. Curiosamente, a pesar de su gran cantidad de servicios de Windows Live y Office Live, Microsoft optó por no construir un puente a la Web para todos los usuarios de Office.

Ediciones de oficina

Revisamos Microsoft Office Standard 2007, cuya actualización cuesta $399 o $239. Esta suite incluye Word, PowerPoint, Excel y Outlook, además de las herramientas de Office que administran la configuración de idioma y las imágenes, e incluyen una herramienta de diagnóstico para usar en caso de un bloqueo. Los hogares que no necesitan correo electrónico de escritorio deben optar por Office Home & Student a $149 (sin opción de actualización), una nueva suite más o menos equivalente a Office Student and Teacher 2003 pero con OneNote en lugar de Outlook. El paquete básico, con Word, Excel y Outlook, solo viene preinstalado en computadoras vendidas por fabricantes que tienen acuerdos de licencia de software de Microsoft. A $449 (actualización de $279), Microsoft Office Small Business 2007 cuesta $50 menos que la edición Professional que incluye el programa de base de datos Access. Solo las ediciones Enterprise y Ultimate de $679 ($539) incluyen la nueva herramienta Groove. Y curiosamente, las ediciones Enterprise y Professional Plus carecen del componente Business Contact Manager de Outlook, que los usuarios corporativos pueden necesitar para sus esfuerzos de marketing.

Configuración

Pasando rápidamente por las opciones, nuestra instalación más rápida de Microsoft Office Standard 2007 no tomó más de 20 minutos en una computadora con Windows XP. Sin embargo, acomódese en su silla si tiene curiosidad acerca de la letra pequeña. Pasamos 40 minutos hojeando el Acuerdo de licencia de usuario final de 10,379 palabras y nos detuvimos antes de que pudiéramos entenderlo todo. Estos son algunos de los aspectos más destacados: puede instalar el software Office 2007 en dos computadoras; debe aceptar descargar actualizaciones siempre que Microsoft decida que las necesita; y Microsoft puede verificar su clave de licencia en cualquier momento para asegurarse de que no esté utilizando software pirateado. Desearíamos que Microsoft explicara mejor los servicios basados ​​en Internet a los que se puede conectar Office 2007.

Cuando elegimos Personalizar la instalación en otra PC, el proceso fue más complicado. Es una lástima que, si bien este proceso le permite elegir manualmente qué elementos instalar, no explica lo que se perderá si rechaza, por ejemplo, Office Tools. Y aunque Microsoft muestra el espacio disponible en su disco duro, así como la cantidad que necesita su conjunto de aplicaciones seleccionadas, no hay indicación del tamaño de cada aplicación individual y aquí se le deja a sus habilidades de resta. Al final, instalamos todo lo disponible.

A partir de ese momento, cargar el paquete de Office en nuestro disco duro tomó 15 minutos. Office Standard 2007 es más pequeño que sus predecesores, aproximadamente 3 GB. A diferencia del sistema operativo Windows Vista, el nuevo Office no exige el hardware más nuevo. Se supone que Office 2007 funciona igual ya sea que se ejecute en Windows XP, Windows Server 2003 o Windows Vista. Como mínimo, deberá tener Windows Server 2003 con Service Pack 1 o Windows XP SP2 en un procesador de 500 MHz con 256 MB de RAM (512 MB o más para Outlook con Business Contact Manager, que viene en Small Business, Professional y últimas ediciones). Sin embargo, por supuesto, esto descarta a aquellos que todavía usan versiones anteriores de Windows.

Aunque los términos del EULA eran poco transparentes, nos complació que Microsoft ofreciera la configuración de instalación menos intrusiva de forma predeterminada. Por ejemplo, las Opciones de privacidad permiten que los usuarios se conecten automáticamente a la Ayuda en línea, así como que descarguen un archivo que rastrea continuamente los problemas del sistema. Tampoco aparecieron accesos directos de Office 2007 en nuestro escritorio o en nuestra bandeja del sistema. La barra de accesos directos de Office, una característica que desapareció en la versión 2003, está de regreso, ubicada dentro del menú Herramientas de Office.

Interfaz

Una vez que abra cada aplicación de Office 2007, verá una interfaz azul radicalmente diferente que es más brillante que en el pasado. Word, Excel y PowerPoint organizan las funciones dentro de una barra de herramientas de cinta con pestañas que reemplaza en gran medida los menús desplegables grises y los cuadros de diálogo de un cuarto de siglo de software de Office. El menú del logotipo de Office, acoplado en la esquina superior izquierda, incluye muchos comandos de los menús Archivo y Edición anteriores. Outlook carece del botón del logotipo y adopta la cinta solo dentro de sus ventanas de programación y composición de mensajes. Hay un conjunto básico de pestañas siempre activas, así como pestañas contextuales que se ocultan hasta que el software detecta que las necesita. Por ejemplo, la pestaña Formato de herramientas de imagen solo aparece cuando hace clic en una imagen. Al principio no sabíamos cómo formatear imágenes, tablas y gráficos hasta que nos acostumbramos a hacer clic en ellos primero.

Los programas de Office 2007, que comparten un nuevo motor de gráficos, enfatizan mucho las formas de decorar los documentos. Las galerías de estilo desplegables le permiten obtener una vista previa de cómo aparecen las nuevas fuentes, temas de color, estilos de gráficos, imágenes y demás antes de aplicar el cambio. Esto es excelente para seleccionar desde menús de fuentes o plantillas de página. Al mismo tiempo, sin embargo, el cambio de forma "inteligente" puede desconcertar a aquellos que no se dan cuenta de que deben hacer clic en un estilo para aplicar un cambio de formato. En la mayoría de los casos, los estilos preformateados solo presentan colores dentro del mismo rango que ya usa su documento. Y, a veces, las galerías desplegables se adentran en el documento y oscurecen los gráficos o las imágenes que intenta cambiar y no puede desactivarlas.

Las vistas previas dinámicas tampoco se aplican a todos los elementos de estilo. Por ejemplo, desde la pestaña Diseño de página de Word, PowerPoint y Excel, puede obtener una vista previa de Temas de colores y plantillas pasando el mouse sobre ellos. Pero la opción Bordes de página lo lleva a un cuadro emergente inútil de la vieja escuela sin vistas previas dinámicas.

Por un lado, los novatos en el software de Office, especialmente los jóvenes que aprenden visualmente, pueden encontrar la interfaz de 2007 más fácil de dominar que la de Office 2003. Los íconos etiquetan la mayoría de los comandos y muchos se expanden en menús desplegables. Sin embargo, hay inconsistencias, como botones que abren cuadros de diálogo más antiguos. Y muchos artículos se han movido a lugares que no encontramos intuitivos. Por ejemplo, el diccionario y el diccionario de sinónimos en Word están en la pestaña Revisar, no en las Referencias cerca de los botones de nota al pie y bibliografía. Y el comando Insertar filas en Excel 2007 se encuentra debajo de la pestaña Inicio, no en la pestaña Insertar. Del mismo modo, el botón Nueva diapositiva de PowerPoint está debajo de Inicio en lugar de Insertar. ¿Notas un patrón? Aunque la pestaña Inicio alberga muchas funciones de uso frecuente, no es el primer lugar donde las buscamos.

Después de más de un año de alternar entre Office 2003 y las versiones de prueba de Office 2007, todavía nos resultó difícil romper con los viejos hábitos. Microsoft anuncia la capacidad de Ribbon para ayudarlo a "navegar, seleccionar y hacer clic". Sin embargo, si está actualizando, podría quedarse atascado en la etapa de "navegar" más tiempo del que le gustaría, lo que ralentizaría su trabajo.

En lugar de acumular más funciones (solo Word 2003 tenía unos 1.500 comandos), Microsoft intentó mostrar mejor las funciones que ya existían. Hasta cierto punto, la cinta de opciones cumple con este objetivo, ya que es más fácil encontrar formato condicional en Excel, entre otras herramientas sofisticadas. Y la pestaña Ver en Word y Excel ofrece mejores opciones para ver dos o tres documentos abiertos a la vez.

Puede personalizar Word, Excel y PowerPoint hasta cierto punto, por ejemplo, agregando botones a la pequeña barra de herramientas de acceso rápido, pero no tanto como con sus predecesores. Afortunadamente, los atajos de teclado siguen siendo los mismos; simplemente presione ALT en cualquier momento para ver pequeños "insignias" que etiquetan las teclas rápidas para los comandos de la cinta. Nos gusta que pueda ocultar la cinta haciendo doble clic en cualquier pestaña. Además, Microsoft eliminó a Clippy, el molesto asistente emergente animado que interrumpía su trabajo en Office 2003. Una nueva y sutil barra de herramientas de formato rápido en Word 2007 aparece y desaparece cerca del cursor. En general, nuestro ajuste de interfaz favorito es la barra deslizante en la esquina inferior derecha que le permite acercar y alejar con facilidad.

Características

Muchos de los cambios de Office 2007 se sienten superficiales. Con eso, queremos decir que hay un fuerte énfasis en hacer que los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones sean más agradables a la vista. Puede ajustar el brillo de las imágenes, por ejemplo, y agregar efectos 3D como sombras paralelas y brillos a imágenes y gráficos. Y muchas de las características que pueden parecer nuevas son simplemente más fáciles de encontrar en la nueva interfaz. El útil Inspector de documentos proporciona formas antiguas y nuevas de limpiar los metadatos ocultos en los archivos. Pero no esperes demasiadas características nuevas.

Word 2007 ofrece algunas herramientas básicas que, de lo contrario, buscaría en programas de autoedición como Microsoft Publisher o Adobe InDesign. Una gran cantidad de plantillas nuevas, así como estilos preformateados y diagramas SmartArt, le permiten adornar informes, folletos, etc. con imágenes y gráficos. Sin embargo, no puede controlar con precisión la ubicación de los elementos de diseño en la página como lo hace con el software de publicación profesional. Y para los creadores de palabras que solo trabajan con texto antiguo sin formato, no hay necesidad de actualizarse. Existe un nuevo método para comparar borradores de documentos uno al lado del otro, pero aún no puede publicar un archivo protegido con contraseña en la Web sin tener Groove o herramientas de servidor. Al mismo tiempo, los investigadores académicos deberían apreciar los prácticos menús desplegables de notas al pie, citas y tablas de contenido de la pestaña Revisar. Y las nuevas capacidades de creación de blogs de Word pueden ser útiles, pero incluso su HTML limpio está mucho más desordenado de lo que nos gustaría.

Encontramos que el diseño de la cinta en Excel mejora su utilidad para trabajar con hojas de cálculo complejas. Por ejemplo, los científicos y otros investigadores pueden acceder a todas las fórmulas en prácticos menús desplegables. Puede realizar clasificaciones de datos más profundas y trabajar con hasta un millón de filas. Es más fácil encontrar el formato condicional para dibujar mapas de calor o agregar íconos para mostrar patrones de datos. Además, junto con los otros gráficos más brillantes de Office, los gráficos de Excel se renuevan.

Probablemente desee actualizar a PowerPoint 2007 si con frecuencia depende de presentaciones de diapositivas de aspecto profesional para ayudar a cerrar un trato. Los nuevos temas de plantilla son más atractivos y menos planos que los del pasado, aunque hay pocas novedades en la forma de administrar el contenido multimedia.

Entre las cuatro aplicaciones de Office Standard, Outlook 2007 ofrece las mejoras más prácticas. Para empezar, le permite arrastrar tareas y mensajes de correo electrónico al calendario, una función largamente esperada que simplifica la programación. La nueva vista general de tareas y calendario de la barra de tareas pendientes y la capacidad de marcar un correo electrónico para su seguimiento en un momento específico son excelentes para la administración del tiempo. El lector de RSS incorporado de Outlook es útil si administra muchas fuentes de noticias, pero nos decepcionó que solo coincida con las fuentes RSS en Internet Explorer 7 y no en otros navegadores. También nos gustaría que hubiera una forma más sencilla de organizar los mensajes de correo electrónico que en carpetas anidadas y carpetas de búsqueda. Etiquetar mensajes por asunto puede ser bueno, ya que Gmail lo permite. La nueva búsqueda instantánea, que le permite recorrer mensajes de correo electrónico, entradas de calendario, tareas pendientes y contactos, mejora las búsquedas complicadas de Outlook 2003. Además, la nueva protección de Outlook contra el correo no deseado y las estafas de phishing desactiva los enlaces sospechosos. Pero Outlook 2007 usa los estándares HTML de Word 2007 en lugar de los de Internet Explorer 7, lo que podría hacer que algunos de sus boletines se vean torcidos en comparación con su apariencia en Outlook 2003.

Al enviar archivos adjuntos de correo electrónico desde Word, Excel y PowerPoint, se abre la ventana de composición de Outlook con todas sus opciones de formato. La integración ha mejorado en todas las aplicaciones, pero aún no está del todo allí. Por ejemplo, nos gusta que pueda jugar con la apariencia de un gráfico en Word y PowerPoint mientras administra los datos conectados en Excel al mismo tiempo. Puede hacer clic en una vista previa de una presentación de diapositivas de PowerPoint adjunta a un mensaje de correo electrónico de Outlook. Pero, ¿por qué no puede obtener una vista rápida de panel dividido de dos aplicaciones a la vez en cualquier otro momento?

Estamos decepcionados por la actual falta de integración con los servicios basados ​​en Web. Si no quiere comprar Groove para colaborar con otros usuarios de Groove, y no está usando Office en un servidor de oficina compartido, tendrá que recurrir a un servicio de terceros, como Zoho Writer, Google Docs & Hojas de cálculo y ThinkFree para cargar y colaborar en documentos sin tener que enviarlos por correo electrónico. Esperábamos ver tales capacidades añadidas, tal vez en forma de vínculos con Windows Live u Office Live de Microsoft.

Cada aplicación guarda el trabajo en los nuevos formatos Office Open XML (consulte nuestra guía y video). Busque una X en la nueva extensión del documento: DOCX reemplaza a DOC, XLSX reemplaza a XLS, etc. Los documentos, presentaciones y hojas de cálculo de 2007 comprimen más datos en menos kilobytes que sus predecesores. Si un archivo se corrompe, debería poder recuperar su contenido mejor que en el pasado porque los archivos almacenan texto, imágenes, macros y otros elementos por separado.

Tenga en cuenta que cuando abra archivos antiguos de Office con las aplicaciones de 2007, trabajará en el modo de compatibilidad con menos funciones hasta que convierta los archivos al nuevo formato. Y al igual que con el lanzamiento de Office 1997, no puede abrir un archivo con la nueva extensión de inmediato cuando usa versiones anteriores de los programas. ¿Qué sucede si tiene el nuevo software pero necesita compartir el trabajo con personas que no han actualizado? Las aplicaciones de 2007 le permiten guardar archivos compatibles con versiones anteriores, pero no de forma predeterminada. Quienes ejecutan Word 2003 o 2000 y necesitan abrir un archivo DOCX de Word 2007 deben descargar un paquete de compatibilidad único.

Servicio y soporte

Las ediciones en caja de Microsoft Office 2007 incluyen una guía de introducción decente de 174 páginas. Durante los primeros 90 días, puede comunicarse con el soporte técnico a través de un número de teléfono gratuito de forma gratuita entre las 5:00 a. m. y las 9:00 p. m. Pacífico de lunes a viernes y de 6:00 a. m. a 3:00 p. m. en los fines de semana. La ayuda en cualquier momento con cualquier problema relacionado con la seguridad o con virus tampoco cuesta nada. Más allá de eso, el soporte telefónico y por correo electrónico de pago cuesta 49 dólares por incidente. Podría tomar hasta un día hábil para recibir una respuesta por correo electrónico. Pagará la escandalosa suma de $245 por incidente ($490 fuera del horario de atención) por ayuda telefónica con problemas "avanzados", la mayoría de los cuales se aplican a las empresas. Afortunadamente, la ayuda en línea de Microsoft es excelente, aunque nos disgusta que Microsoft y otros fabricantes de software promuevan cada vez más la ayuda para que usted mismo lo haga. Dicho esto, nos gustan especialmente las Guías de referencia de comandos para Word, Excel y PowerPoint, que lo guiarán a través de dónde se han movido los comandos desde Office 2003. También puede plantear preguntas a la gran comunidad de usuarios de Microsoft Office a través de chats y foros de soporte gratuitos. Y la instalación incluida de Microsoft Office Diagnostics está diseñada para detectar y reparar problemas si algo sale mal.

Conclusión

¿Debería actualizar a Microsoft Office 2007? Depende de cómo trabajes. Si le preocupa el estilo y quiere jugar con nuevas plantillas de documentos, entonces Office 2007 debería complacerlo. Outlook eclipsa a sus predecesores si necesita apoyarse en él todos los días para administrar reuniones y tareas. Al mismo tiempo, si ya usa algunas de las funciones de Office 2003 o anterior y se lleva bien, entonces no hay necesidad de gastar cientos de dólares en el nuevo software.

La nueva interfaz radical de las aplicaciones de Office 2007 está aquí para quedarse, y es probable que genere algunos imitadores. Para un paquete de software con tantas capas de características, tiene sentido agrupar funciones dentro de íconos y pestañas en lugar de una mezcolanza de cuadros de menú. Al mismo tiempo, creemos que las pestañas dinámicas y las galerías serán más una distracción que una utilidad para algunos usuarios. Anticipamos que algunos fabricantes de software rival de Office capitalizarán la pronunciada curva de aprendizaje de Office 2007 e intentarán atraer a los usuarios con la relativa simplicidad de las aplicaciones con interfaces de menú desplegable que se parecen más a Office 2003 y versiones anteriores.

Debido a que Microsoft ha abierto parte del código fuente de Office 2007 a los desarrolladores, prepárese para ver todo tipo de complementos, como pestañas de interfaz adicionales, de desarrolladores externos. En este punto, sin embargo, Microsoft no ha creado una galería en su sitio web para ayudarlo a encontrar tales extras. Office 2007 no se acerca a la simplicidad de las nuevas alternativas basadas en la Web, pero ofrece una gran cantidad de funciones y es mucho menos inflado que en el pasado.